GR oktober 2025 Huishoudelijk- en retributiereglement Luitersheide
In het vorige reglement was in het kader van het debiteurenbeheer van de financiële dienst opgenomen dat de facturatie voor verhuur op voorhand plaatsvond.
De administratieve last die hierbij komt kijken staat niet in verhouding tot de return.
Daarom werd besloten dit terug te wijzigen naar facturatie achteraf, behalve voor feesten.
De inkomsten van deze retributie worden geboekt op de registratiesleutel [beleidsveld 0705/02 ARK 70060010].
Enig artikel
De gemeenteraad keurt het huishoudelijk- en retributiereglement Luitersheide goed.
HUISHOUDELIJK- EN RETRIBUTIEREGLEMENT LUITERSHEIDE:
Artikel 1
Met ingang van 1 augustus 2026 tot en met 31 december 2031 wordt er een vergoeding (retributie) geheven verschuldigd door iedere huurder die wenst gebruik te maken van Luitersheide.
Artikel 2
Volgend lokaal komt in aanmerking voor verhuring:
Jeugdlokaal gelegen Luitersheide 4 , kadastraal gekend onder nummer D226s2 – benedenverdieping met de beschikbare ruimten en basiskeuken bestaande uit een kookplaat, oven, spoelbak, frigo (geen kookgerei). De afgesloten ruimten worden niet verhuurd. Tafels en stoelen staan ter beschikking.
Verhuring tijdens de schoolvakanties is niet mogelijk.
Gebruik wordt niet toegestaan voor de organisatie van activiteiten met versterkte muziek / fuiven en bals.
Muziek en/of geluid in de buitenlucht vanaf 22u00 gedempt.
Vanaf 01u00 maximaal 30 dBA.
Einduur: 03u00
Artikel 3
De infrastructuur kan door iedereen gehuurd worden. We hanteren verschillende categorieën voor gebruikers:
A.
| Diensten van Lokaal Bestuur Lint |
| Gemeentelijke raden |
| Rode Kruis Hove-Lint voor de bloedinzamelingen |
| Lints gevestigde scholen, filialen deeltijds kunstonderwijs |
| Sportkampen (voorwaarden in reglement OC De Witte Merel) |
B.
| Erkende verenigingen en seniorenverenigingen (feitelijke verenigingen of vzw’s) |
| Publieke en semi-publieke instellingen |
| Niet-erkende verenigingen |
| Inwoners |
C.
| Commerciële organisaties |
Artikel 4
Tarieven zijn vastgesteld als volgt:
Lintenaars = basistarief
Niet-Lintenaars = basistarief + 50%
Jeugdactiviteiten -18 Lint = - 40%
Verhuringen zijn mogelijk per half uur, elk begonnen half uur wordt aangerekend als een volledig half uur.
Luitersheide benedenverdieping + buitenterrein
| Categorie |
Vergaderingen/uur |
Feesten, evenementen/dag (keuken incl.) |
|
| korte feesten/evenementen |
hele dag |
||
| A. |
0 |
0 |
|
| B. |
15,00 € |
150,00 € |
250,00 € |
| C. |
30,00 € |
250,00 € |
500,00 € |
Deze retributies worden jaarlijks op 1 januari aangepast op basis van de evolutie van de afgevlakte gezondheidsindex en wel als volgt: elk bedrag wordt vermenigvuldigd met een factor met in de teller de afgevlakte gezondheidsindex die van toepassing was op 1 november van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin het bedrag wordt gewijzigd, en met in de noemer de afgevlakte gezondheidsindex die van toepassing was op 1 november van het jaar(2025) dat voorafgaat aan de vaststelling van het vigerende bedrag. Het zo verkregen getal wordt afgerond op de hogere halve euro.
Sleutels kunnen enkel afgehaald worden na afspraak bij de verhuurder.
Bij verlies van een sleutel wordt € 50,00 aangerekend.
Artikel 6
Elke huurder dient het huishoudelijk reglement en de gemaakte afspraken na te leven. Voor wie dit niet doet, kan de toegang tot de lokalen tijdelijk of definitief verboden worden.
Artikel 7
De huurder zelf of de door hem/haar aangeduide verantwoordelijke staat in voor het maken en het navolgen van de gemaakte afspraken.
Deze persoon is verantwoordelijk voor het toepassen van de veiligheids- en zuinigheidsmaatregelen alsook voor het toezicht op de netheid en het voorkomen van
beschadigingen. Het lokaal bestuur kan toezicht organiseren op het gebruik en het onderhoud van de locatie. De huurder kan de toegang niet ontzeggen aan een toezichter die zich kan legitimeren. Dit toezicht kan sporadisch of permanent zijn.
Artikel 8
Het reserveren van de lokalen kan:
- aan de balie van het onthaal vrije tijd tijdens de openingsuren;
- telefonisch;
- via e-mail;
- via de website.
Minstens 3 week voor datum van de activiteit, m.u.v. uitvaartplechtigheden.
Verplichte gegevens:
Naam, adres, rijksregisternummer, ondernemingsnummer indien van toepassing, telefoon of gsm-nummer, e-mailadres, naam en adres + gsm-nummer van de verantwoordelijke (als dit niet de aanvrager is), gereserveerd lokaal, aard van de activiteit, datum met aanvang- en einduur. De verantwoordelijke gebruiker dient meerderjarig te zijn. Deze aanvraag wordt door de verhuurder ingevoerd in het reservatiesysteem. Van deze aanvraag wordt een bevestiging per mail bezorgd aan de aanvrager.
De mogelijkheid bestaat om een huurovereenkomst af te sluiten voor een langere periode. Voor de vaste activiteiten dient jaarlijks een aanvraag te gebeuren.
Ongeacht of het vaste reservaties of losse activiteiten betreft, zal het lokaal bestuur steeds voorrang hebben op het gebruik van de lokalen.
Artikel 9
Facturatie
De facturatie van de zaalverhuur voor feesten en evenementen vindt plaats vóór het gereserveerde moment van de activiteit en dient binnen 5 dagen na ontvangst van de factuur te worden voldaan.
De facturatie van de zaalverhuur (behalve die voor feesten en evenementen) vindt plaats na het gereserveerde moment van de activiteit en dient binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur te worden voldaan.
Vaste huurders ontvangen een maandelijkse afrekening eveneens te betalen binnen de 30 dagen na
ontvangst.
Een huurder kan slechts over de infrastructuur beschikken indien alle rekeningen (ook achterstallige) en/of mogelijke herstellingskosten zijn betaald.
Artikel 10
Retributie aanmaningen
Bij laattijdige betaling wordt de factuur verhoogd met extra kosten conform het retributiereglement aanmaningen niet-fiscale vorderingen.
Artikel 11
Annulering
Indien de huurder na bevestiging van de aanvraag van de overeenkomst afziet, dan is hiervoor een schadevergoeding verschuldigd van:
- 50% bij annulering tussen 4 weken tot 1 week voor de activiteit;
- 100% bij annulering 1 week of minder voor de activiteit.
Annuleren van een bevestigde reservatie kan:
- aan de balie van het onthaal vrije tijd tijdens de openingsuren;
- telefonisch;
- via e-mail.
Bij annulering krijgt de huurder hiervan een bevestiging via e-mail en een factuur voor het eventueel verschuldigde bedrag.
Indien een gereserveerde activiteit niet kan doorgaan door toedoen van het lokaal bestuur of door overmacht, wordt het reeds gestorte bedrag terugbetaald. De huurder heeft geen recht op een schadevergoeding.
Artikel 12
De lokalen worden achtergelaten in de staat waarin zij zich bevinden voor de activiteit én volgens de gemaakte afspraken met de vrijetijdsdienst.
Artikel 13
Het is verboden de ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te bespijkeren, te beplakken, te beschilderen, te beschrijven of te bekladden. De eventuele schade zal worden aangerekend. Voor schade, glasbreuk en/of kosten, ingevolge nalatigheid of niet naleving van dit reglement tijdens de gebruiksperiode, wordt de huurder aansprakelijk gesteld. De kosten hieraan verbonden, worden met factuur aangerekend. Opruimingswerken of extra opkuiswerken, indien de huurder in gebreke is gebleven, worden eveneens aangerekend conform het retributiereglement "uitvoering werken door personeel".
Zaken die in de zaal aanwezig zijn, mogen niet verwijderd worden tenzij overeengekomen met het lokaal bestuur.
Het is eveneens verboden de noodverlichting geheel of gedeeltelijk te bedekken of de nooduitgang te versperren.
Materialen e.d. kunnen niet in de lokalen worden geplaatst voor het tijdstip van de activiteit door de huurder.
Artikel 14
De huurder mag het gehuurde lokaal betreden enkel op de uren die hiervoor gereserveerd werden.
Het lokaal bestuur stelt enkel haar infrastructuur ter beschikking. Ze kan niet als inrichter worden beschouwd en wijst alle verantwoordelijkheid af voor schade, ongevallen en diefstal, met welke oorzaak ook.
Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade of diefstal van materiaal achtergelaten door de gebruiker.
De huurder zal in zijn verhouding tot het lokaal bestuur als inrichter worden beschouwd en is gehouden tot naleving van alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als inrichter rusten.
Artikel 15
Het lokaal bestuur heeft een brandpolis met afstand van verhaal afgesloten ten voordele van de huurder. De huurder moet enkel het/de eigen materiaal/inhoud verzekeren.
De schade aan de in gebruik genomen lokalen wordt door de huurder verzekerd door het afsluiten van een polis contractuele en burgerlijke aansprakelijkheid bij de ingebruikname van gebouwen door derde.
De huurder moet zich verzekeren voor de burgerlijke aansprakelijkheid voor hemzelf en zijn/haar personeel/ aangestelde/medewerkers/vrijwilligers uit hoofde van de schade veroorzaakt door ongevallen aan derden.
De huurder verklaart op de hoogte te zijn van het feit dat hij verplicht is deze verzekeringen af te sluiten.
Artikel 16
De huurder dient attent te zijn voor brandgevaar (geen brandbare versiering, geen brandende kaarsen, enz. ). Richtlijnen met betrekking tot evacuatie en brandveiligheid zijn aangegeven in het lokaal. In het gehele gebouw is een rookverbod van kracht.
Artikel 17
Onderverhuring of doorgeven van het gebruik is niet toegelaten en wordt als oneigenlijk gebruik beschouwd.
Artikel 18
De verhuurder dient geen EHBO materiaal te voorzien voor de huurders en bezoekers. De verenigingen die activiteiten organiseren in de infrastructuur en die hiervoor een huurovereenkomst afsluiten, dienen zelf EHBO voorzieningen te treffen.
Artikel 19
Een afschrift van deze beslissing wordt aan de toezichthoudende overheid toegezonden.
Het reglement zal worden bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 §1. 1° van het decreet over het lokaal bestuur.