De voorzitter opent de zitting op 28/06/2022 om 20:00.
20u00: Wannes De Laender komt een toelichting geven over de jaarrekening en het jaarverslag van de streekvereniging Zuidrand.
De ontwerpnotulen worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
De gemeenteraad keurt de ontwerpnotulen van vorige zitting goed.
Gemeenteraadsbesluit van december 2016: oprichting Streekvereniging Zuidrand.
Gemeenteraadsbesluit van mei 2019: aangepaste statuten van de Streekvereniging Zuidrand .
Gemeenteraadsbesluit van december 2020: verlenging van de duur en de aangepaste statuten van de projectvereniging Streekvereniging Zuidrand.
De projectvereniging ‘Streekvereniging Zuidrand’ is een intergemeentelijk samenwerkingsverband tussen de gemeenten Aartselaar, Borsbeek, Edegem, Hove, Lint, Kontich en stad Mortsel.
De vereniging heeft tot doel een geïntegreerd streekbeleid uit te bouwen. Er wordt gewerkt aan het versterken van de identiteit van de regio en het streekgevoel. Dit gebeurt door in te zetten op een waaier aan thema’s waaronder cultureel erfgoed, onroerend erfgoed, bovenlokaal cultuurbeleid, recreatie en toerisme.
De projectvereniging ‘Streekvereniging Zuidrand’ werd opgericht op 21 december 2016 voor de periode van 1 januari 2017 tot en met 31 december 2020. In 2020 werd de duur van de projectvereniging verlengd tot en met 31 december 2026.
Volgens de statuten van de projectvereniging (art. 14, §2) dient de raad van bestuur elk jaar de jaarrekening en activiteitenverslag voor te leggen aan de gemeenteraden van de deelnemende overheden ter goedkeuring.
Volgens de statuten van de projectvereniging (art. 14, §2) dient de raad van bestuur elk jaar de jaarrekening en activiteitenverslag voor te leggen aan de gemeenteraden van de deelnemende overheden ter goedkeuring.
De projectvereniging doet dit in de vorm van een jaarrekening, het verslag van de revisor en een uitgebreid activiteitenverslag.
De raad van bestuur van de Streekvereniging Zuidrand gaf op 30 maart 2022 haar goedkeuring voor dit punt.
De Streekvereniging Zuidrand sloot 2020 af met een winst van € 116.243,00. Deze werd overgeboekt naar de rubriek “overgedragen winst” in 2021. Deze vormde samen met de winsten van voorgaande jaren een overgedragen winst van € 200.463,58. 2021 werd afgesloten met een winst van € 106.753,27. Dit maakt een totaal onder de rubriek “overgedragen winst” van € 307.216,85. In totaal ontving de Streekvereniging Zuidrand in 2021 voor € 790.467,97 aan subsidies, waarvan € 195.760,25 (25%) vanuit de lokale besturen.
De gemeenteraad keurt de jaarrekening en het activiteitenverslag voor 2021 van de projectvereniging Streekvereniging Zuidrand goed.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 41, 8° en 10° betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 56, §3, 5°.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 170 en 171, betreffende de bevoegdheden van de algemeen directeur inzake dagelijks personeelsbeheer.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald de artikelen 266 en 267, betreffende het voorafgaandelijk visum van de financieel directeur.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald de artikelen 217 en 220, betreffende organisatiebeheersing.
De wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 waarin de drempelbedragen voor het bestek en gunningswijzen vastgesteld zijn en volgende wijzigingen.
Bespreking aankoopprocedure op MAT van 10 mei 2022.
Positief advies MAT van 10 mei 2022.
Bespreking aankoopprocedure op college van burgemeester en schepenen op 7 juni 2022.
Goedkeuring begrip "dagelijks bestuur" en "visumverplichting" op gemeenteraad 30 juni 2020.
Artikel 1
De algemeen directeur beslist om de aankoopprocedure als onderdeel van het algemeen kader van het organisatiebeheerssysteem ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
Artikel 2
Aandachtspunten bij aanvang van de aankopen
Artikel 3
Het lokaal bestuur is gebaat bij een vlotte werking en responsabilisering van de ambtenaren. Daarom is het aangeraden om in de toekomst een beroep te kunnen doen op een vorm van budgethouderschap. In het kader van de aankoopcyclus is het opportuun om de goedkeuring van aankopen
De budgetverantwoordelijke heeft in iedere bestelbonprocedure tot een bedrag van € 7.500,00 een rol als goedkeurder. De budgetverantwoordelijken zijn die leidinggevenden aan wie we bepaalde (deel)budgetten toewijzen. Zij zijn verantwoordelijk voor de goede besteding (goed = in functie van de actie uit het MJP waaronder het budget ressorteert). Zij schatten tevens na overleg met de bevoegde schepen de opportuniteit in van de aankoop.
Dit wordt geformaliseerd in de delegatiebesluiten (van college van burgemeester en schepenen naar algemeen directeur en van algemeen directeur naar personeelsleden).
Er wordt hierin best ruimte gelaten aan de algemeen directeur om bepaalde personeelsleden (los van de leidinggevenden eveneens als budgetverantwoordelijke aan te duiden als dit de praktische gang van zaken vergemakkelijkt. De algemeen directeur delegeert in dit kader de goedkeuring van aankopen tot en met € 800,00 aan personeelsleden die instaan voor dagdagelijks aankopen voor het lokaal bestuur.
Artikel 4
Procedure aankopen
Het bestelproces onder de € 800,00 gebeurt volledig decentraal door de personeelsleden. Het personeelslid vraagt op informele wijze (telefonisch, e-mail, folders, website,...) minimum 3 prijzen en vergelijkt het aanbod/prijzen. Hij/zij selecteert de economisch meest voordelige offerte. De bestelbon wordt opgemaakt door het personeelslid, keurt deze goed in het softwarepakket en bezorgt deze ook aan de externe leverancier/dienstverlener.
Tweewekelijks wordt er een bestellijst per dienst overhandigd aan de bevoegde budgetverantwoordelijke (= MAT-lid)/college van burgemeester en schepenen ter kennisgeving.
Steekproefgewijs gebeurt een controle door de financiële dienst op de bedragen, om te voorkomen dat aankopen worden opgesplitst.
Artikel 5
Procedure aankopen >€ 800,00 en
Het bestelproces tussen € 800,00 en € 7.500,00 gebeurt grotendeels decentraal met finale goedkeuring van het MAT-lid. (budgetverantwoordelijke)
Vooraleer de procedure tot aankoop wordt opgestart, is er een overleg met de bevoegde schepen.
Het personeelslid vraagt op formele wijze (e-mail, folders, website,...) minimum 3 prijzen en vergelijkt het aanbod/prijzen. Hij/zij selecteert de economische meest voordelige offerte (prijs/kwaliteit) en motiveert de keuze van leverancier.
De aanvrager vult het controledocument in en bezorgt dit samen met de ontvangen offertes aan de financiële dienst. Als de financiële dienst de nodige controle heeft gedaan, wordt de aanvrager op de hoogte gebracht dat de aankoop wel of niet kan plaatsvinden.
In geval van een investeringsaankoop dient er een visumaanvraag te gebeuren aan de financieel directeur.
De bestelbon wordt opgemaakt door de aanvrager. De goedkeuring, softwarematig, gebeurt in 2 stappen. De eerste goedkeuring gebeurt door de financiële dienst op dagelijkse basis, controle op de budgetsleutel. De tweede goedkeuring gebeurt door de budgetverantwoordelijke.
De aanvrager bezorgt de goedgekeurde bon aan de leverancier.
Tweewekelijks wordt er een bestellijst per dienst overhandigd aan de bevoegde budgetverantwoordelijke (= MAT-lid)/college van burgemeester en schepenen ter kennisgeving.
Artikel 6
Procedure aankopen >€ 7.500,00 en
Het bestelproces tussen € 7.500,00 en € 30.000,00 wordt decentraal voorbereid door de diensten en finaal goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen. Het personeelslid toetst de opstart van de aankoop af met het MAT-lid en bevoegde schepen en maakt het technisch bestek op (incl. gunnings-en selectiecriteria). De deskundige aankoop geeft advies betreffende de te voeren procedure, begeleidt de aanvrager waar nodig en zorgt voor de opstart en de administratieve verwerking van het dossier in 3P. Het personeelslid vraagt de offertes aan en vergelijkt het aanbod en de prijzen, selecteert de economisch meest voordelige offerte rekening houdend met de vooropgestelde criteria. Hij/zij legt de visumaanvraag voor aan de financieel directeur. De financieel directeur bevestigt al dan niet de wettigheid en de regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis. Er wordt een tijdspanne van 72u voorzien om het dossier te controleren. Na het verkrijgen van een gunstig visum kan de aanvrager overgaan tot het agenderen van het dossier op het college van burgemeester en schepenen ter goedkeuring. Na goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen wordt door de aanvrager een bestelbon opgemaakt. De goedkeuring, softwarematig, gebeurt in 2 stappen. De eerste goedkeuring gebeurt door de financiële dienst op dagelijkse basis, controle op de budgetsleutel. De tweede goedkeuring gebeurt door de budgetverantwoordelijke.
De aanvrager bezorgt de goedgekeurde bon aan de leverancier.
De deskundige aankoop werkt het dossier af in 3P tot en met de factuur.
Artikel 7
Procedure aankopen >€ 30.000,00 exploitatie/investeringen
Voor aankopen >€ 30.000,00 moet de keuze van type overheidsopdrachten nauwkeurig overwogen worden. De aanvrager toetst de opstart van de aankoop af met het MAT-lid en bevoegde schepen. De aanvrager maakt het technisch bestek op (incl. lastvoorwaarden, gunnings-en selectiecriteria). De deskundige aankoop geeft advies betreffende de te voeren procedure, begeleidt de aanvrager waar nodig en zorgt voor de opstart en de administratieve verwerking van het dossier in 3P. Het dossier wordt op de agenda van het college van burgemeester en schepenen of de gemeenteraad geplaatst voor goedkeuring lastvoorwaarden, leveranciers en gunningswijze. Het college van burgemeester en schepenen of de gemeenteraad kan indien gewenst nog leveranciers toevoegen. De deskundige aankoop zorgt voor de publicatie via e-procurement 1-traps of 2-traps procedure en opent ook online de inschrijvingen/offertes op het einde van de indieningstermijn en bezorgt deze aan de aanvrager. De aanvrager vergelijkt welke leveranciers in aanmerking komen bij een 2-trapsprocedure en vervolgens vergelijkt de aanvrager het aanbod en de prijzen, selecteert de economisch meest voordelige offerte rekening houdend met de gunningscriteria. Bij een 1-trapsprocedure vervalt de vergelijking van de ingeschreven leveranciers. De aanvrager maakt in samenwerking met de deskundige aankoop het gunningsverslag op. Hij/zij legt de visumaanvraag voor aan de financieel directeur. De financieel directeur bevestigt al dan niet de wettigheid en de regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis. Er wordt een tijdspanne van 72u voorzien om het dossier te controleren. Na het verkrijgen van een gunstig visum kan de aanvrager overgaan tot het agenderen van het dossier op het college van burgemeester en schepenen ter goedkeuring. Na goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen wordt door de aanvrager het gunningsverslag verzonden aan de deelnemende firma’s en wordt een bestelbon opgemaakt. De goedkeuring, softwarematig, gebeurt in 2 stappen. De eerste goedkeuring gebeurt door de financiële dienst op dagelijkse basis, controle op de budgetsleutel. De tweede goedkeuring gebeurt door het MAT-lid.
Het personeelslid bezorgt de goedgekeurde bon aan de leverancier. Het dossier wordt verder afgehandeld in 3P door de deskundige aankoper tot en met factuur door de deskundige aankoop.
Voorliggend reglement regelt zowel kassa-ontvangsten in cash, als betalingen via een provisierekening of via een provisie gelinkt aan het kassabeheer.
De algemeen directeur duidt bij algemeen directeursbesluit de personeelsleden aan die mogen optreden als kassaverantwoordelijke of hoofdkassa-verantwoordelijke.
Er kunnen meerdere kassaverantwoordelijken of hoofdkassa-verantwoordelijken zijn.
Bij het ontvangen van gelden moet, indien mogelijk, een geldig ontvangstbewijs afgeleverd worden in één van de volgende vormen:
- Een (kas)ticket/ inningsticket via de kassa-software;
- Een kwitantie.
De verkoop van artikelen dient genoteerd te worden in een register.
Girale betalingen en betalingen via bancontact/ payconiq worden aangemoedigd en genieten de voorkeur.
Wanneer de in de kassa aanwezige gelden de limiet van € 250,00 bereiken, dient de kassagebruiker na het beëindigen van de dagelijkse kasregistraties een transfert naar de kassa van de hoofdkassa-verantwoordelijke uit te voeren. Uitgezonderd de kassa voor evenementen, deze heeft een beginsaldo van € 210,00 en na elk evenement dient er een afrekening en transfert te gebeuren naar de hoofdkassa.
De hoofdkassa-verantwoordelijke zal de aanwezigheid van kasgelden in de hoofdkassa beperken tot maximaal € 1.500,00. In geval van overschrijding zullen de gelden zo vlug mogelijk in een bankagentschap worden afgegeven om te storten op een zichtrekening van de entiteit.
Bij het vaststellen van een kasverschil is er de verplichting dit onmiddellijk te melden aan de hoofd-kassaverantwoordelijke. Daartoe bestaat een document kasverschil.
Het bewaren van gelden die geen eigendom zijn van het bestuur is verboden.
Tijdelijk geld ontlenen uit de kas voor privédoeleinden is uitdrukkelijk niet toegestaan.
Uitgaven worden verricht conform de procedures, werkvoorschriften en documenten m.b.t. de uitgavencyclus. (Gemeenteraadsbesluit, OCMW-raadsbesluit 30 juni 2020)
Afwijkingen op het verbod om uitgaven te verrichten worden enkel toegestaan voor betalingen met een provisierekening op basis van een bankkaart, voor die betalingen waarbij geen uitstel van betaling wordt toegestaan. De beheerders van deze provisierekeningen worden door de algemeen directeur aangeduid. Deze rekeningen staan ook op naam van de beheerders en niet het lokaal bestuur. Voor deze uitgaven moeten steeds de originele bewijsstukken worden bijgevoegd en ze worden pas toegestaan na een goedgekeurde bestelbon.
De kassa-verantwoordelijken en de hoofdkassa-verantwoordelijke zijn elk verantwoordelijk voor de gelden die zij in bewaring hebben.
Bij een tekort zijn zij aansprakelijk in geval van bedrog of van zware schuld.
Voor lichte schuld zijn zij enkel aansprakelijk als die eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.
Indien het personeelslid niet aansprakelijk is, wordt het tekort door het bestuur ten laste genomen.
De kassa-verantwoordelijke moet op regelmatige basis bij het afsluiten van de kassa, verplicht een kascontrole uitvoeren en deze in het kassasysteem of registratiesysteem vastleggen.
Per einde jaar wordt er een kascontrole uitgevoerd door de financiële dienst op de kassen van de andere diensten. Deze eindejaarscontrole wordt ook uitgevoerd op de kassen van de financiële dienst door de hoofdkassa-verantwoordelijken, en waarbij er wordt rekening gehouden met de functiescheiding.
De algemeen directeur, de hoofdkassa-verantwoordelijke(n) of een door hem/haar aangeduid personeelslid kunnen te allen tijde een onverwachtse kassacontrole uitvoeren.
Iedere diefstal of verlies wordt onmiddellijk gemeld aan de hoofdkassa-verantwoordelijke, de algemeen directeur en de financieel directeur. In geval van diefstal wordt door de hoofdkassa-verantwoordelijke de lokale politie gewaarschuwd.
De opdracht tot inning namens het bestuur maakt deel uit van het takenpakket van de (hoofd)kasverantwoordelijke en geeft geen recht op enige bijkomende vergoeding.
In de dagelijkse werking van de diensten, komt het voor dat sommige ontvangsten direct worden geïnd nadat de vordering ontstaat. In het algemeen zijn dit vorderingen waarvan vooraf de schuldenaar niet gekend is, en hierdoor niet met factuur gewerkt wordt. Hiertoe is het wenselijk dat sommige personeelsleden belast worden met de inning van deze dagontvangsten. Het komt evengoed voor dat in uitzonderlijke gevallen bij het doen van uitgaven er geen uitstel van betaling kan worden toegestaan, waardoor het werken met provisierekening, op basis van goedgekeurde bestelbon aangewezen is.
De mogelijkheid om te werken met provisies is voorzien in art 272§1 van het decreet lokaal bestuur: "Als het organisatiebeheersingssysteem daarvoor een regeling bevat, kunnen provisies ter beschikking gesteld worden van personeelsleden voor het betalen van geringe exploitatie-uitgaven die voor de goede werking van de dienst onmiddellijk moeten worden gedaan."
Wat is het organisatiebeheersingssysteem? Art 218 decreet lokaal bestuur: "Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten." Ze heeft onder andere tot doel de activa te beschermen en fraude te voorkomen (art 217 5°decreet lokaal bestuur).
Wanneer er gewerkt wordt met provisies verlangt Audit Vlaanderen dat er een kasreglement opgesteld en goedgekeurd wordt.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
Artikel 28 § 1 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat dit punt in openbare zitting behandeld wordt.
Artikel 40 § 1 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de gemeenteraad beschikt over de volheid van bevoegdheid ten aanzien van de gemeentelijke aangelegenheden.
Artikel 40 § 3 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de gemeenteraad de gemeentelijke reglementen vaststelt.
Artikel 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat volgende bevoegdheden niet aan het college van burgemeester en schepenen kunnen worden toevertrouwd: 2° het vaststellen van gemeentelijke reglementen en het bepalen van straffen en administratieve sancties op de overtreding van die reglementen.
De artikels 217 tot 220 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 die handelen over het organisatiebeheersingssysteem en artikel 272§1 van hetzelfde decreet dat het werken met kasprovisie mogelijk maakt indien het organisatiebeheersingssysteem hierin voorzien.
De artikels 221 tot 224 van hetzelfde decreet die handelen over Audit Vlaanderen.
Positief advies MAT 17 maart 2022.
Bespreking van het reglement inzake personeelsleden belast met de centrale kas, inningsambtenaren en personeelsleden die een provisie beheren door college van schepenen en burgemeester.
Artikel 1
De gemeenteraad keurt onderstaand reglement goed.
Reglement kasverrichtingen gemeente Lint
Artikel 1:
Dit reglement is van toepassing op:
Alle personeelsleden die de algemeen directeur, na advies van de financieel directeur, belast met de inning van geringe dagontvangsten evenals het opdragen van de kasverrichtingen van de hoofdkas van het bestuur (gemeente/OCMW). Dit kadert in de bevoegdheid van de algemeen directeur voor het vaststellen van het organisatiebeheersingssysteem (geregeld in art 217 tot 220 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en in het bijzonder art 220: “Met behoud van de toepassing van artikel 57, 85 en 196 kan de algemeen directeur, binnen de grenzen van het organisatiebeheersingssysteem, zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Ook de financieel directeur kan zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In beide gevallen gebeurt dat schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen. De toepassing van het eerste lid ontslaat de algemeen directeur of de financieel directeur nooit van zijn verantwoordelijkheid.”);
Alle personeelsleden aan wie de algemeen directeur, na advies van de financieel directeur, een provisie ter beschikking stelt, via een provisierekening met bankkaart of via een kassa, voor het doen van geringe exploitatie-uitgaven op basis van een goedgekeurde bestelbon, cfr artikel 272 §1 van het decreet lokaal bestuur.
Geringe dagontvangsten: Het betreft individuele verrichtingen waarvan de individuele ontvangsten die niet de normale inningsprocedure volgen, die onmiddellijk in chartaal geld worden geïnd en waarvan de inning aldus samenvalt met de vaststelling van het invorderingsrecht.
Het innen van deze kleine geldsommen is noodzakelijk voor het normale functioneren van de dienst. Het zijn ontvangsten die moeilijk van de dienstverlening kunnen worden afgescheiden zonder dat de dienstverlening wordt gehypothekeerd en waarvan de schuldenaar niet op voorhand kan worden aangeduid.
Geringe exploitatie-uitgaven: Het betreft uitgaven die niet de normale uitgavenprocedure volgen, maar waarbij de onmiddellijke vereffening van de uitgaven vrijwel tegelijkertijd met het werk, de levering of de dienst vallen. Het zijn kleine uitgaven van dagelijks beheer die chartaal zullen betaald worden, of met een debetkaart, of een kredietkaart.
Artikel 2:
De algemeen directeur duidt, bij directeursbesluit de personeelsleden aan die mogen optreden als kassaverantwoordelijke en/of hoofdkassa-verantwoordelijke. Er kunnen meerdere kassaverantwoordelijken en/of hoofdkassa-verantwoordelijken zijn. De lijst van kassa-verantwoordelijken maakt deel uit van de jaarlijkse rapportage in het kader van het organisatiebeheersingssysteem (cfr. Art. 219 decreet lokaal bestuur). Er moeten voldoende kassa-verantwoordelijken aangesteld worden teneinde de continuïteit van de kassawerking te kunnen verzekeren. De algemeen directeur bezorgt aan elke kassaverantwoordelijke een exemplaar van dit reglement. Zij tekenen voor ontvangst. Enkel de personeelsleden aangesteld als kassa-verantwoordelijke en de hoofdkassaverantwoordelijke zijn gemachtigd kasgelden te ontvangen en hiervoor een geldig ontvangstbewijs af te leveren. Wanneer een betrokken kasverantwoordelijke (tijdelijk) niet meer in staat is de kasfunctie uit te oefenen, wordt er een afrekening opgemaakt en bezorgd aan de hoofdkasverantwoordelijke. De algemeen directeur duidt een vervanger aan.
Artikel 3:
Bij het ontvangen van gelden moet er steeds een geldig ontvangstbewijs afgeleverd worden in één van de volgende vormen:
- Een (kas)ticket/ inningsticket via de kassa-software;
- Een kwitantie. De bewijsstukken worden, voor zover zij niet elektronisch vastgelegd zijn (via de kassasoftware), bewaard en per dag geklasseerd, volgens de onderrichtingen van de financieel directeur.
Artikel 4:
Girale betalingen en betalingen via bancontact of payconiq worden aangemoedigd en genieten de voorkeur.
Artikel 5:
De gelden moeten zowel buiten als tijdens de diensturen veilig opgeborgen worden. Buiten en tijdens de diensturen wanneer er geen personeel aanwezig is, moet het beschikbare geld bewaard worden in een afgesloten geldkoffer in een afgesloten kast/kluis. De sleutels van de geldkoffer moeten bewaard worden op een andere plaats dan de geldkoffer. De gelden dienen bewaard te worden op de eigen dienst.
Artikel 6:
De hoeveelheid chartaal geld dient zo beperkt mogelijk te worden gehouden.
Startgeld: Het startgeld van de kassa’s wordt bepaald op € 90,00. Dit kan in overleg met de hoofdkassa-verantwoordelijke of financieel directeur aangepast worden, indien een bepaalde activiteit dit vereist. De kassa voor evenementen, deze heeft een beginsaldo van € 210,00.
Transfert: Het wordt de kassa-verantwoordelijke toegestaan om naar eigen inzicht, wanneer de in de kassa aanwezige gelden oplopen, deze te transfereren naar de kassa van de hoofdkassa-verantwoordelijke. Wanneer de in de kassa aanwezige gelden echter de limiet van € 250,00 bereiken, dient de kassagebruiker na het beëindigen van de dagelijkse kasregistraties een transfert naar de kassa van de hoofdkassa-verantwoordelijke uit te voeren. De hoofdkassa-verantwoordelijke levert hiervan een ontvangstbewijs af. Na elk evenement dient er een afrekening en transfert te gebeuren naar de hoofdkassa vanuit de evenementenkassa.
Kasverschil: Bij het vaststellen van een kasverschil is er de verplichting dit onmiddellijk te melden aan de hoofdkassa-verantwoordelijke. Daartoe bestaat een document kasverschil.
Afrekening: De kassa-verantwoordelijke rekent minstens eenmaal per maand de kassa bij de hoofdkassa-verantwoordelijke af (ongeacht het aanwezige bedrag in kas). Onder afrekening wordt verstaan alle gelden, met uitzondering van het startgeld. Bij elke afrekening worden, voor zover van toepassing op de betrokken kassa, de nuttige bewijsstukken en, voor zover van toepassing het document kasverschil overhandigd. De hoofdkassa-verantwoordelijke levert hiervan een ontvangstbewijs af. De hoofdkassa-verantwoordelijk zal de aanwezigheid van kasgelden in de hoofdkassa beperken tot maximaal € 1.500,00. De hoofdkassa-verantwoordelijke rekent minstens tweewekelijks de hoofdkassa na. In geval van overschrijding zullen de gelden zo vlug mogelijk in een bankagentschap worden afgegeven om te storten op een zichtrekening van de entiteit.
Artikel 7
Het bewaren van gelden die geen eigendom zijn van het bestuur (gemeente, OCMW) is verboden. Het bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden bij diefstal of verlies van gelden of geldwaardige documenten die geen eigendom zijn van het bestuur.
Artikel 8
Het is niet toegelaten om met de ontvangen gelden leningen toe te staan of uitgaven te verrichten andere dan correcties en/of teruggaven van inningen en/of verkopen. Tijdelijk geld ontlenen uit de kas voor privédoeleinden is uitdrukkelijk niet toegestaan.
Afwijkingen op het verbod om uitgaven te verrichten worden enerzijds toegestaan voor betalingen met een provisierekening op basis van een bankkaart, voor die betalingen waarbij geen uitstel van betaling wordt toegestaan. De beheerders van deze provisierekeningen worden door de algemeen directeur aangeduid. Deze rekeningen staan ook op naam van de beheerders en niet het lokaal bestuur. Voor deze uitgaven moeten steeds de originele bewijsstukken worden bijgevoegd en ze worden pas toegestaan na een goedgekeurde bestelbon. Uitgaven worden verricht conform de procedures, werkvoorschriften en documenten m.b.t. de uitgavencyclus.
Er kan ook een provisie toegestaan worden bij het beheer van een kassa, door delegatie van de algemeen directeur. De kassa moet steeds kunnen weder samengesteld worden op basis van het aanwezige chartaal geld, de verantwoordingsstukken van de verrichte uitgaven en de ontvangstbewijzen. Eigen financiële middelen (privégelden) mogen niet in de kas/kluis zitten. Alle waarden die in de kas/kluis zitten worden geacht eigendom van het bestuur te zijn, tenzij het tegendeel onomstotelijk bewezen wordt.
Artikel 9
De kassa-verantwoordelijken en de hoofdkassa-verantwoordelijke zijn elk verantwoordelijk voor de gelden die zij in bewaring hebben. Bij een tekort zijn zij aansprakelijk in geval van bedrog of van zware schuld. Voor lichte schuld zijn zij enkel aansprakelijk als die eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.
Wordt o.a. beschouwd als zware fout (niet limitatieve opsomming):
- Geld of geldwaardige stukken onbewaakt achterlaten;
- Niet minstens maandelijks afrekenen;
- Een bedrag meer dan het toegelaten bedrag zoals bepaald in artikel 6 in kas hebben en de vastgestelde regels niet volgen;
- Het verwaarlozen van het afleveren van ontvangstbewijzen(indien mogelijk) en het niet bewaren van verantwoordingsstukken;
- Het niet onmiddellijk melden van een kasverschil cfr artikel 6.
Indien het personeelslid niet aansprakelijk is, wordt het tekort door het bestuur ten laste genomen.
Kascontrole: De kassa-verantwoordelijke moet op regelmatige basis bij het afsluiten van de kassa, verplicht een kascontrole uitvoeren en deze in het kassasysteem of registratiesysteem vastleggen. Per einde jaar wordt er een kascontrole uitgevoerd door de financiële dienst op de kassen van de andere diensten. Deze eindejaarscontrole wordt ook uitgevoerd op de kassen van de financiële dienst door de hoofdkassa-verantwoordelijken, en waarbij er wordt rekening gehouden met de functiescheiding. Bij de vaststelling van een verschil vult de kassa-verantwoordelijke steeds het document kasverschil in. Dit document wordt steeds bij een transfert of afrekening bezorgd aan de hoofdkassa-verantwoordelijke. In geval het kasverschil meer dan € 10,00 bedraagt, wordt naast het noteren van het kasverschil eveneens de hoofd-kassaverantwoordelijke ingelicht. Bij een kasverschil van meer dan € 50,00 zal de hoofd-kassaverantwoordelijke zowel de algemeen directeur als de financieel directeur inlichten. Indien het kasverschil meer dan € 75,00 bedraagt zal de algemeen directeur een omstandig verslag overmaken aan het schepencollege dat een beslissing aangaande de aansprakelijkheid m.b.t. het kasverschil zal nemen cfr. artikel 10.
Bij frequente tekorten, zal de algemeen directeur ongeacht het bedrag van de kasverschillen, de beslissing nemen om de aansprakelijkheid voor de kasverschillen door het schepencollege te laten vastleggen. De algemeen directeur, de hoofdkassa-verantwoordelijke(n) of een door hem/haar aangeduid personeelslid kunnen te allen tijde een onverwachtse kascontrole uitvoeren.
Uitdiensttreding: Bij uitdiensttreding wordt de kassa afgerekend bij de hoofdkassa-verantwoordelijken.
Artikel 10:
Iedere diefstal of verlies wordt onmiddellijk gemeld aan de hoofdkassa-verantwoordelijke, de algemeen directeur en de financieel directeur. In geval van diefstal wordt door de hoofdkassaverantwoordelijke de lokale politie gewaarschuwd. De hoofdkassa-verantwoordelijke, de algemeen directeur en de financieel directeur stellen zo snel mogelijk een administratief onderzoek in en gaan onverwijld over tot een verificatie van de kas teneinde het bedrag van het tekort vast te stellen. Zij maken een verslag aan het schepencollege op, waarin naast een relaas van de feiten ook een voorstel wordt geformuleerd betreffende de aansprakelijkheid van het personeelslid dat instaat voor het beheer van de gelden. In geval de diefstal of het verlies betrekking heeft op de hoofdkassa, wordt het verslag opgemaakt door de financieel directeur. Het schepencollege neemt een beslissing betreffende de mate waarin de algemeen directeur, de hoofdkassa-verantwoordelijke en/of de kassa-verantwoordelijke voor de diefstal of het verlies aansprakelijk gesteld moeten worden dan wel of dat er aan de betrokkenen niets ten laste wordt gelegd en in voorkomend geval, hoeveel het tekort bedraagt dat moet worden vereffend. Indien noch de kassa-verantwoordelijke, noch de hoofdkassa-verantwoordelijke, noch de algemeen directeur aansprakelijk gesteld worden, wordt het tekort door het bestuur ten laste genomen. Volgend op de beslissing van het schepencollege betreffende de aansprakelijkheid van de diefstal of het verlies, schrijft de financiële dienst de diefstal of het verlies in de boekhouding in als ofwel een vordering op de kassa-verantwoordelijke, de hoofdkassa-verantwoordelijke en/of op de algemeen directeur ofwel als een kwijtschelding waarbij het bedrag volledig ten laste van het bestuur komt.
Artikel 11
Er is een provisie voorzien via een kredietkaart, deze wordt beheerd door de algemeen directeur. Een provisiebeheerder kan aangeduid worden via delegatie door de algemeen directeur. Deze beheerder heeft de kaart in bewaring en kan deze ter beschikking houden voor personeelsleden die online-aankopen verrichten met een kredietkaart. De personen dienen de uitgavencyclus te bewaken en de kredietkaart wordt ter beschikking gesteld na vertoning van een goedgekeurde bestelbon.
Artikel 12
De opdracht tot inning namens het bestuur maakt deel uit van het takenpakket van de (hoofd)kasverantwoordelijke en geeft geen recht op enige bijkomende vergoeding.
Artikel 13
Een afschrift van dit reglement zal worden overgemaakt aan alle kassaverantwoordelijken, hoofdkassa-verantwoordelijken, de algemeen directeur en de financieel directeur.
Artikel 2
Besluit van de gemeenteraad van 29 maart 2022 aangaande de aanpassing van de personeelsformatie van de gemeente.
Op het grondgebied Lint bevinden er zich 3 scholen, de Vrije Basisschool 'Mater Christi', GO! Basisschool 'De Wilg' en Basisschool 'De Lintwijzer'. In de scholen Mater Christi en De Wilg organiseert onze BKO de voor- en naschoolse opvang. Basisschool 'De Lintwijzer', sedert 1 september 2021 opgenomen in de GO! scholengroep Fluxus maar daarvoor een gemeentelijke school, heeft nu ook de vraag gesteld of de voor- en naschoolse opvang van hun leerlingen door onze BKO 'De Marbollen' zou kunnen georganiseerd worden, en dit vanaf het schooljaar 2022-2023. Het diensthoofd van de BKO en het MAT-lid Samenleven hebben dit onderzocht en stellen vast dat dit mogelijk is mits uitbreiding van de huidige personeelsequipe. De uitbreiding van de groep begeleiders met 0,80 FTE zou volstaan om de opdracht in de school 'De Lintwijzer' te kunnen uitvoeren.
Het managen van een WZC wordt steeds complexer (budgetten, IFIC-loonschalen, woonzorgdecreet, …). De directeur van het woonzorgcentrum heeft reeds meermaals aangegeven dat zij haar taken als MAT-lid en leidinggevende WZC slechts kwaliteitsvol kan invullen indien er bijkomende ondersteuning komt. Bij de laatste aanpassing van het meerjarenplan werd er financiële ruimte voorzien voor de invulling van 1 FTE medewerker (B1-B3-niveau). De directeur wenst deze functie deels in te vullen door financiële beleidsondersteuning en deels door het bewaken en versterken van de kwaliteit van het ouderenzorgbeleid binnen de gemeente in z'n totaliteit. In die denkpiste is het idee ontstaan om aan de boekhouder van het OCMW het deel financiële beleidsondersteuning residentiële zorg toe te wijzen. Een aantal administratief-financiële taken van het WZC worden van oudsher reeds opgenomen door medewerkers van de financiële dienst. De OCMW-boekhouder heeft al jaren ervaring in de financiële stromen in het OCMW en mits opleiding kan hij zich hierin verder specialiseren. Het nieuwe takenpakket kan hij combineren met zijn huidige taken voor de buurtgerichte zorg (19/38 --> huishoudhulp, dienstencentrum, assistentiewoningen, …). Met de boekhouder werd meermaals overleg gepleegd omtrent die piste en hij wil die nieuwe taken, ten belope van 19/38, op zich nemen. Door deze verschuiving zou de boekhouder een aantal taken niet meer opnemen maar tegelijkertijd komt er ook een halftijdse functie vrij op de financiële dienst.
Door het vrijkomen van een halftijdse functie op de financiële dienst, is er ruimte om een halftijdse administratief medewerker op C1-C3-niveau in contractueel verband aan te werven. Deze nieuwe medewerker zal de inkomende facturen van gemeente en OCMW organisatiebreed verwerken maar zal ook andere administratief uitvoerende taken m.b.t. het financieel beheer uitvoeren en dit ter ondersteuning van de financieel directeur.
Het takenpakket van de huidige administratief medewerker (C1-C3) op de financiële dienst bevat o.a. het opvolgen van de belastingen en retributies. Dit vergt veel administratie en focus, zonder de specifieke wettelijke verplichtingen uit het oog te verliezen. Hier is nog optimalisatie mogelijk. De medewerker zal zich ook toeleggen op het optimaliseren van een organisatiebreed debiteurenbeheer waaronder ook de voorbereidende administratie ter ondersteuning van de financieel directeur. De materie vraagt een verregaande kennis en specialisatie waardoor een functie op het B-niveau aangewezen is.
De personeelsformatie zal aangepast worden zoals hierboven beschreven.
Besluit van de Vlaamse regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
Besluit van de Vlaamse regering van 2 december 2016 tot wijziging van het besluit van de Vlaamse regering van 7 december 2007.
Rechtspositiebesluit voor het Gemeentepersoneel, goedgekeurd in de gemeenteraad van 25 september 2018.
Goedkeuring op het overleg- en onderhandelingscomité van 20 juni 2022.
Wat betreft de uitbreiding van de formatie voor de BKO zal, middels een budgetverschuiving, de nodige middelen voorzien worden.
De wijzigingen op de financiële dienst betekenen een minderuitgave van +/- € 6.500 /jaar.
Artikel 1
De personeelsformatie voor de buitenschoolse kinderopvang wordt m.i.v. 01 september 2022 uitgebreid met 0,80 FTE begeleider in contractueel dienstverband. Deze vacature zal ingevuld worden via een aanwervingsprocedure.
Artikel 2
De bestaande functie van administratief medewerker, C1-C3, voor de financiële dienst wordt herleid van 0,80 naar 0,50 FTE. De aangepaste functiebeschrijving wordt goedgekeurd. Deze vacature zal ingevuld worden via een aanwervingsprocedure.
Artikel 3
De functie van deskundige financiën, B1-B3, voor de financiële dienst wordt toegevoegd aan de personeelsformatie met 1 FTE en in contractueel dienstverband. Deze functie wordt bij aanvang ingevuld voor 0,90 FTE. De functiebeschrijving van deskundige financiën wordt goedgekeurd. Deze vacature zal ingevuld worden via een bevorderingsprocedure.
De gemeenteraad van 25 juni 2019 heeft het algemeen kader voor de organisatiebeheersing goedgekeurd. Op basis van het VVSG model waarbij de werking van de organisatie wordt geanalyseerd aan de hand van 10 domeinen, die vervolgens onderverdeeld werden in 5 hoofdstukken die concreet worden gemaakt middels gemiddeld 9 items, worden jaarlijks 4 thema's gekozen waaraan in het werkjaar in het bijzonder aandacht wordt geschonken.
De gemeenteraad heeft op voorstel van het managementteam voor 2021-2022 de volgende thema's weerhouden:
1. Verder realisatie van het huis van de Lintenaar - dienstverleningsmodel - integratie diensten (Thema 5 : Organisatiestructuur)
2. Ontwikkeling van een degelijk retentiemanagement (Thema 6.5: De organisatie investeert in goede werkomstandigheden en welzijn van de medewerkers)
3. Beveiliging van het ICT-systeem (Thema 10.3 - De organisatie beheert de informatie en de ICT veilig & Thema 10.4: De organisatie neemt maatregelen bij onverwachte gebeurtenissen om de werking van de ICT-systemen te waarborgen)
4. Debiteurenbeheer (Thema 4.3: De organisatie streeft naar het correct innen van haar inkomsten en naar een goed beheer van haar uitgaven)
In het verslag, die wordt toegelicht op de zitting, wordt beschreven hoe en in welke mate werk werd gemaakt van de vooropgestelde thema's.
Artikelen 217 t/m 219 Decreet Lokaal Bestuur beschrijft de decretale basis tot uitbouw van een organisatiebeheersingssysteem en de wettelijke verplichting van de algemeen directeur tot jaarlijkse rapportage over het goedgekeurde engagement.
Het MAT geeft gunstig advies na bespreking in haar vergadering van 14 juni 2022.
Artikel 1
De gemeenteraad neemt kennis van de rapportage over de voortgang van de vooropgezette acties in het organisatiebeheersingssysteem werkjaar 2021-2022 voorgesteld door de algemeen directeur.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt de vier thema's goed die in het kader van de verdere ontwikkeling van het organisatiebeheersingssysteem in het werkjaar 2022- 2023 bijzondere aandacht zullen krijgen
Thema 1: Dienstverleningsmodel - integratie & huisvesting diensten - aanpassing personeelsformatie (Thema 5 - Organisatiestructuur)
Thema 2: Ontwikkeling van een degelijk retentiemanagement & absenteïsmebeleid (Thema 6.5 - De organisatie investeert in goede werkomstandigheden en welzijn van de medewerkers)
Thema 3: Debiteurenbeheer - verfijning (Thema 4.3 - De organisatie streeft naar het correct innen van haar inkomsten en naar een goed beheer van haar uitgaven)
Thema 4: Contractbeheer (Thema 9.4 - De organisatie gaat goed om met contracten en volgt opdrachten uitgevoerd door partners, grondig op)
Eind 2017 werd de interlokale vereniging ZORA Wijk-werken (opvolger van Plaatselijk Werkgelegenheidsagentschap PWA) opgericht. Er werd ook een overeenkomst met statutaire draagkracht afgesloten. Vanaf 1 januari 2020 werd de dienstverlening rond Wijk-werken (opgenomen in de interlokale vereniging ZORA Wijk-werken) en rond arbeidstrajectbegeleiding & activering (verankerd in de samenwerkingsovereenkomst tot oprichting van een intergemeentelijke dienst arbeidstrajectbegeleiding en activering) en van de regierol sociale economie in één intergemeentelijk samenwerkingsverband geïntegreerd.
Mortsel is de beherende gemeente van de ILV ZORA Werkt. Boechout, Borsbeek, Edegem, Hove, Lint, Kontich en Wommelgem zijn de participerende gemeenten. De vereniging moet kostendekkend werken. De inkomsten worden aangewend voor de werkingsmiddelen, de eventuele coördinatiekost en de personeelskost die de beherende gemeente maakt ter uitvoering van haar opdrachten voor de vereniging. De coördinatiekost die de beherende gemeente maakt, wordt vergoed volgens de afspraak die hierover in het beheerscomité wordt gemaakt. De financieel verantwoordelijke van de beherende gemeente staat in voor o.m. de voorbereiding van de begroting, het financieel verslag, de registratie van de financiële verrichtingen, de verantwoording van de middelen zoals voorgeschreven door de subsidiërende overheid,… van de vereniging. Het budget en de jaarrekening (met daarbij een inhoudelijk jaarverslag) van de vereniging worden jaarlijks ter goedkeuring voorgelegd aan de raden van de deelnemende gemeenten en OCMW's nadat het beheerscomité ze heeft vastgesteld.
Het beheerscomité van de ILV ZORA Werkt heeft op 3 juni 2022 de voorliggende jaarrekening van de ILV ZORA Werkt voor 2021 vastgesteld en kennis genomen van het jaarverslag.
Het is de bevoegdheid van de participerende OCMW's en lokale besturen aan de ILV Zora Werkt de jaarrekening en het jaarverslag van de ILV goed te keuren.
De overeenkomst met statutaire draagkracht voor de interlokale vereniging Zora Werkt stelt in artikel 18 dat het budget en de jaarrekening (met daarbij een inhoudelijk jaarverslag) van de vereniging jaarlijks ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raden van de deelnemende gemeenten en OCMW’s nadat het beheerscomité deze heeft vastgesteld.
Er is geen financiële weerslag op de begroting van het eigen bestuur aangezien de ILV Zora Werkt wordt verondersteld break even te draaien.
Enig artikel
De jaarrekening en het jaarverslag 2021 van de ILV Zora Werkt wordt goedgekeurd.
Gemeenteraadsbesluit 25 juni 2019: goedkeuring oprichting 'Denktank OC De Witte Merel in opvolging van de vroegere 'Raad van bestuur OC De Witte Merel'.
De leden worden geselecteerd op basis van volgende criteria door de coördinator samenleven en één extra jurylid:
Voeling met het brede vrijetijdsveld;
Vrijetijdsparticipatie d.m.v. ervaring in het bezoeken van vrijetijdsparticipatie;
Competentie in het vakgebied d.m.v. ervaring in het werken met een specifieke doelgroep (schoolkinderen, senioren,...);
Leeftijd als parameter naar diversiteit vanuit het cultuurpact;
Geslacht als parameter naar diversiteit vanuit het cultuurpact;
Deskundigheid rond organisatiewerking d.m.v. inzicht in de werking van de organisatie (infrastructuur, beleid,...);
Ervaring met digitalisering en nieuwe media.
Positief advies van de denktank, 3 mei 2022.
Enig artikel
De gemeenteraad keurt het participatiereglement van de vrijetijdsraad goed.
Participatiereglement:
Artikel 1
Juridisch kader
Gelet op de Cultuurpactwet, het Decreet lokaal cultuurbeleid en artikel 304, §3 van het decreet Lokaal Bestuur betreffende de adviesraden stelt dat de gemeenteraad kan overgaan tot de organisatie van ‘raden en overlegstructuren die als opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur adviseren’. Dit impliceert meer vrijheid voor de lokale besturen in het verband met het reguleren van de adviesraden, maar enkele verplichtingen blijven bestaan. Onder meer de Gecoro, jeugdraad en een algemene cultuurraad blijven verplicht. De sportraad is dat niet langer, maar als er geen aparte sportraad is, verplicht het Cultuurpact tot opname van ‘sport’ in de Culturele Raad. Daarnaast gelden voor alle adviesraden volgende 2 regels:
1. Leden van de gemeenteraad en van het College en mensen met een politiek mandaat kunnen geen lid zijn van de adviesraden.
2. Ten hoogste twee derde van de leden van de adviesraden mag van hetzelfde geslacht zijn om een rechtsgeldig advies uit te brengen. Deze verhouding is van toepassing op de formeel goedgekeurde samenstelling van de adviesraad.
In Lint wordt geopteerd om een vrijetijdsraad op te richten als antwoord op artikel 304 §3 van het decreet Lokaal Bestuur en in navolging van de verplichting opgelegd door het Cultuurpact met als opdracht het gemeentebestuur op regelmatige en systematische wijze te adviseren. Om meer betrokkenheid en dynamiek te creëren is de vrijetijdsraad samengesteld uit 100% specialisten en gebruikers waarbij alle gebruikersorganisaties van vrije tijd in Lint vertegenwoordigd worden, namelijk: uit sport, jeugd, bib en cultuur.
Daarnaast bestaat in Lint een vorm van burgerparticipatie rond vrije tijd, de Lintse Tanden, waar de samenstelling een afspiegeling moet vormen van de Lintse bevolking en die het doel heeft om burgerparticipatie te verhogen.
De Lintse Tanden (‘Zet je tanden in …’) werken rond een thema en alle Lintenaren die zich betrokken voelen bij het thema zijn welkom. De oproep gebeurt breed via de gemeentelijke kanalen. De Lintse Tanden kunnen een klankbord zijn voor de vrijetijdsraad en bepaalde agendapunten van de raad kunnen hier uitgediept worden (zonder formele adviseringsbevoegdheid). Het doel van de Lintse Tanden is informatie verzamelen, zij geven finaal geen formeel advies.
De jeugdraad is een op zichzelf staande adviesraad, en kan eveneens een klankbord zijn over aangelegenheden die jeugd betreffen.
Artikel 2
Doel
De vrijetijdsraad focust zich op de beleidsdomeinen sport, jeugd, bibliotheek en cultuur. Brede cultuur dus, vanaf nu vrije tijd genoemd.
1. De vrijetijdsraad adviseert het lokaal bestuur over materies die relevant zijn voor vrije tijd in Lint.
2. De vrijetijdsraad adviseert met betrekking tot de uitbouw van vrijetijdsvoorzieningen binnen de gemeente.
3. De vrijetijdsraad signaleert problemen rond vrije tijd, onderzoekt en adviseert over mogelijke oplossingen.
4. De vrijetijdsraad verricht onderzoek naar opportuniteiten en nieuwe kansen binnen de bovengenoemde beleidsdomeinen.
De vrijetijdsraad kan de adviesfunctie zowel op eigen initiatief als op specifieke vraag van het lokaal bestuur opnemen.
Het lokaal bestuur kan de vrijetijdsraad aanvullende opdrachten geven.
De vrijetijdsraad is tevens bedoeld als broedplaats voor vernieuwende ideeën en maatschappelijk relevante initiatieven op het gebied van vrije tijd in Lint.
Artikel 3
Informatie-uitwisseling en -verwerving
Wanneer het lokaal bestuur/het college van burgemeester en schepenen de vrijetijdsraad om advies vraagt, zal het bij de adviesvraag alle nodige informatie die het ter beschikking heeft, voegen. Tevens hebben de leden van de vrijetijdsraad het recht om inzage te nemen in alle documenten en stukken die betrekking hebben op het dossier tenzij er wettelijke bezwaren zijn. Dit inzagerecht kan uitgeoefend worden via de coördinator van de cluster Samenleven. Wanneer de vrijetijdsraad op eigen initiatief een advies wenst uit te brengen kan het steeds informatie opvragen aan de algemeen directeur via de coördinator van de cluster Samenleven die deze informatie ter beschikking zal stellen tenzij er wettelijke bezwaren zijn. De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de vrijetijdsraad zullen binnen de dertig werkdagen beantwoord worden door ofwel, de gevraagde informatie ter beschikking te stellen; ofwel, door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen.
Artikel 4
Adviesvragen
Indien de vraag om advies uitgaat van het lokaal bestuur/het college van burgemeester en schepenen, zal die de adviesvragen steeds schriftelijk stellen met:
1. een duidelijke omschrijving van de concrete vraag
2. opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesgever moet rekening houden
3. opgave van de uiterste datum van inlevering van het advies bij het gemeentebestuur/CBS
Artikel 5
Voorstel indienen/advies uitbrengen
De vrijetijdsraad zal de voorstellen die het indient of adviezen die het uitbrengt steeds schriftelijk bezorgen binnen de tien dagen na de vergadering aan het lokaal bestuur en in het voorstel/de adviezen melding maken van:
1. de wijze waarop het voorstel/advies tot stand kwam met, indien van toepassing, duidelijke opgave welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden.
2. de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het voorstel/advies.
3. duidelijke weergave van het standpunt van de vrijetijdsraad met eventuele vermelding van afwijkende meningen of minderheidsstandpunten. De tekst van de voorstellen/adviezen maakt steeds deel uit van het desbetreffende dossier dat wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen en gemeenteraad.
Artikel 6
Ondersteuning
De gemeentelijke diensten verzorgen de administratieve en logistieke ondersteuning. Er wordt door de coördinator samenleven voor elke vergadering van de vrijetijdsraad een verslaggever aangeduid binnen de medewerkers van de dienst vrije tijd.
Artikel 7
Samenstelling
De vrijetijdsraad bestaat idealiter uit 12 leden.
De vrijetijdsraad is een groep van geëngageerde Lintenaren die zich verdiept in het onderwerp vrije tijd, vrijetijdsparticipatie en vrijetijdsinfrastructuur in Lint. De leden van de denktank zijn de sensoren van een snel evoluerende, lokale en brede maatschappij. Zij houden de vinger aan de pols en vormen de brug tussen de Lintse vrijetijdsgebruiker en het beleid.
De leden worden geselecteerd op basis van volgende criteria door de coördinator samenleven en één extra jurylid:
De samenstelling van de vrijetijdsraad wordt aan het begin van elke legislatuur ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
De schepen bevoegd voor vrije tijd maakt deel uit van de vrijetijdsraad en heeft geen stemrecht maar een louter informerende functie en vormt de link tussen de adviesraad en het lokaal bestuur. Andere personen kunnen op vraag van de vrijetijdsraad uitgenodigd worden om een toelichting te geven.
Artikel 8
Werking
1. Tijdens de eerste samenkomst van de vrijetijdsraad kunnen de leden zich kandidaat stellen voor het voorzitterschap en wordt de voorzitter onmiddellijk gekozen uit de geselecteerde leden. Dit gebeurt opnieuw in de helft van de legislatuur.
2. De vrijetijdsraad komt ten minste 3 maal per jaar samen.
3. Oproeping en agenda:
a. De oproeping en andere communicatie gebeurt digitaal. De uitnodiging met agenda en bijlagen worden ten minste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd.
b. De leden kunnen eveneens agendapunten aanbrengen.
4. De samenkomsten van de vrijetijdsraad worden geleid door de voorzitter.
5. Geselecteerde kandidaten engageren zich voor een regelmatige deelname aan de bijeenkomsten. Wanneer een lid regelmatig afwezig is, gaan we in overleg en kunnen we een plaatsvervanger aanduiden.
Het team wonen van IGEAN ondersteunt en begeleidt de gemeenten bij het uitvoeren van hun regisseursrol op het vlak van wonen en bij het uitvoeren van woningonderzoeken in kader van het (verplicht) conformiteitsattest en de procedure ongeschikt- en onbewoonbaar.
IGEAN voorziet woningcontroleurs die werkzaam zijn in alle aangesloten lokale besturen en heeft reeds ruime ervaring in het uitvoeren van deze controles.
In de procedure van het (verplicht) conformiteitsattest beoordeelt de woningcontroleur van IGEAN of de betrokken huurwoning voldoet aan de minimale normen van de Vlaamse Codex Wonen en vraagt na een positieve beoordeling op het technisch verslag aan de burgemeester het conformiteitsattest af te leveren.
In de procedure ongeschikt, onbewoonbaar en overbewoning heeft de woningcontroleur van IGEAN momenteel enkel de bevoegdheid om een vooronderzoek uit te voeren. Het vooronderzoek in het kader van de procedure ongeschikt en onbewoonbaar wordt binnen 1 maand na aanvraag uitgevoerd door de woningcontroleur van IGEAN. Wordt de woning, na het vooronderzoek (wat een volledige controle is), negatief beoordeeld en vertoont de eigenaar geen initiatief om de woning te verbeteren, dan dient er nog een advies gevraagd te worden bij Wonen-Vlaanderen. Wonen-Vlaanderen gaat opnieuw een volledige woningcontrole uitvoeren, binnen de 75 dagen na aanvraag van het advies. De procedure wordt op deze manier vertraagd en de communicatie m.b.t. het woningkwaliteitsdossier verloopt via verschillende kanalen. Om deze knelpunten weg te werken en tijdswinst te realiseren in de behandeling van woningkwaliteitsdossiers, zal de vrijstelling van adviesverplichting voor het nemen van besluiten ongeschikte en onbewoonbare woningen worden aangevraagd bij het Agentschap Wonen-Vlaanderen.
De schepenen bevoegd voor wonen, de huisvestingsambtenaren en het Agentschap Wonen-Vlaanderen werden uitgenodigd op de informatievergadering van 4 oktober 2021, waar toelichting werd gegeven bij de afbakening, de voorwaarden en de cijfers m.b.t. de woningcontroles.
Het Agentschap bevestigde dat de lokale besturen en IGEAN voldoen aan de voorwaarden (zoals hieronder opgenomen) om de vrijstelling van adviesverplichting aan te vragen.
Afbakening
Het lokaal bestuur en IGEAN vragen de vrijstelling van adviesverplichting aan voor woningonderzoeken van zelfstandige en niet-zelfstandige woningen in het kader van de procedure ongeschikt, onbewoonbaar en overbewoning. Het lokaal bestuur en IGEAN wensen blijvend beroep te doen op de expertise van Wonen- Vlaanderen in specifieke situaties, zoals:
- Aanvragen huursubsidie;
- Huisvesting voor seizoenarbeiders;
- Woningkwaliteitsdossiers met belangenvermenging en onverenigbaarheden;
- Woningkwaliteitsdossiers voor de wooninspectie.
Voorwaarden
1. Het aantal (inter)gemeentelijke woningcontroleurs dat de burgemeester heeft aangewezen, is voldoende om binnen de beslissingstermijn (90 dagen) een beslissing te nemen in de procedures tot ongeschikt- en onbewoonbaarverklaring waarin geen advies van de gewestelijk ambtenaar wordt gevraagd. Het lokaal bestuur doet beroep op het team van de intergemeentelijke woningcontroleurs van IGEAN. Het team beschikt over expertise, kennis en ervaring met betrekking tot woningkwaliteit. Het team is voldoende groot om snel op te treden bij aanvragen m.b.t. procedures ongeschikt, onbewoonbaar en overbewoning.
2. De gemeente voert een proactief woningkwaliteitsbeleid. Het lokaal bestuur maakt deel uit van de interlokale vereniging lokaal woonbeleid (IVLW) Zuidrand, waardoor er extra aandacht wordt besteed aan het verbeteren van de kwaliteit van het woningpatrimonium en de woonomgeving. Het lokaal bestuur heeft een verplicht conformiteitsattest, goedgekeurd bij ministerieel besluit.
De proactieve aanpak versterkt zich in de oplossingsgerichte aanpak van de woningcontroles. Na elk conformiteitsonderzoek (in functie van het verplicht CA), krijgt de eigenaar een advies van de woningcontroleur en een redelijke termijn van herstel, waarbinnen de gebreken dienen opgelost te worden.
Daarnaast wordt er samengewerkt met een aantal partners:
- Samenwerking met de energiesnoeiers voor de toeleiding van mogelijk probleemdossiers;
- Samenwerking met lokale partners (brandweer, politie, OCMW) voor de toeleiding van mogelijke probleemdossiers;
- Een afsprakenkader met het SVK voor de nieuwe inhuurname van woningen
- Aanplakken van het besluit ongeschikt en/of onbewoonbaar om verdere verhuring te stoppen;
- Lokaal structureel overleg over problematische dossiers;
- Opsporen, registreren en aanpakken van verwaarloosde gebouwen en woningen;
- Opsporen, registreren en aanpakken van leegstaande gebouwen en woningen.
De vrijgestelde burgemeester
De vrijgestelde burgemeester neemt, rekening houdend met de beslissingstermijn, een beslissing over elk verzoek.
De gemeente met vrijgestelde burgemeester
De gemeente met vrijgestelde burgemeester:
- Blijft een proactief woningkwaliteitsbeleid voeren;
- Waakt erover dat alle (inter)gemeentelijke woningcontroleurs toepassing maken van de technische richtlijnen voor conformiteitsonderzoeken;
- Volgt de interpretatie van normen naar de besluiten die de minister neemt bij eventuele beroepen;
- Maakt afspraken met het Agentschap als de gemeente niet alle onderzoeken uitvoert;
- Maakt afspraken met het Agentschap over het onderzoek van de woningen die te huur worden aangeboden aan een SVK;
- Spoort verwaarloosde woningen en gebouwen op, registreert deze en pakt de verwaarlozing aan;
- Komt haar verplichtingen na m.b.t. het leegstandregister en het bindend sociaal objectief;
- Stelt op eenvoudig verzoek binnen acht dagen het dossier of delen ervan ter beschikking van het Agentschap met het oog op de behandeling van het beroep.
Het Agentschap biedt technische vormingen aan voor de (inter)gemeentelijke woningcontroleurs en
organiseert structureel overleg over de woonkwaliteitsbewaking met de gemeente die vrijgesteld
werd van adviesverplichting.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, art. 40 en 41 De Vlaamse Codex Wonen van 2021.
Het besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021.
Het besluit van de burgemeester van 09 april 2018 betreffende de aanstelling van de woningcontroleurs.
De informatievergadering van 4 oktober 2021 waarbij de schepen bevoegd voor wonen, de huisvestingsambtenaren en het Agentschap Wonen-Vlaanderen werden uitgenodigd.
Met de aanvraag tot vrijstelling van adviesverplichting wordt voldaan aan de aanvullende activiteit 2_5 van het subsidiedossier van IVLW Zuidrand.
De woningonderzoeken in kader van de procedure ongeschikt, onbewoonbaar en overbewoning vallen onder het contingent van de gemeente. Er wordt geen verschil gemaakt tussen dossiers waar enkel een vooronderzoek plaatsvindt en dossiers waarbij ook een advies aan de burgemeester wordt verleend.
Artikel 1
De gemeenteraad vraagt bij het Agentschap Wonen-Vlaanderen een vrijstelling voor adviesverplichting voor het nemen van besluiten tot ongeschikt-, onbewoonbaar- en overbewoondverklaringen van woningen.
De vrijstelling van adviesverplichting wordt gevraagd voor woningonderzoeken van zelfstandige en niet-zelfstandige woningen in het kader van de procedure ongeschikt, onbewoonbaar en overbewoning.
Artikel 2
De vrijstelling wordt niet aangevraagd voor specifieke situaties, zoals:
- Aanvragen huursubsidie;
- Huisvesting voor seizoenarbeiders;
- Woningkwaliteitsdossiers met belangenvermenging en onverenigbaarheden;
- Complexe woningkwaliteitsdossiers;
- Woningkwaliteitsdossiers met vraag naar onafhankelijk advies;
- Woningkwaliteitsdossiers voor de wooninspectie.
Artikel 3
Het lokaal bestuur engageert zich tot het naleven van de voorwaarden na de erkenning, zoals bepaald in Het Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021.
Mail d.d. 24 mei 2022 van Rozemarijn Van Cauteren, raadslid Groen, met toegevoegd punt.
Voorstel van besluit:
Enig artikel
Ook oude verslagen beschikbaar maken en ervoor zorgen dat de zoekfunctie alle publiek toegankelijke documenten doorzoekt.
Niet ter stemming voorgelegd.
E-mail 16 mei 2022 van Luc van Geyte, Open Vld Lint, met toegevoegd punt.
Toelichting:
Je fietsbanden onderweg oppompen? Dat kan snel en gemakkelijk met de openbare en automatische fietspompen.
Alleen heeft men op het grondgebied van onze gemeente nog geen openbare fietspompen. Aan het station Kontich-Lint kan je je fietsbanden gratis oppompen met de openbare fietspomp.
Door één of meerdere openbare fietspompen te plaatsen kan je het fietsen in onze gemeente nog meer stimuleren.
Dit is een kleine investering. Openbare fietspompen zijn makkelijk te gebruiken en zeer robuust. Je bedient de pomp met je voet terwijl je fiets vaststaat in de voorziene gleuf. Daarnaast hebben de fietspompen ook een luchtdrukmeter en een pompkop die aangepast is aan verschillende ventielen.
De gemeenteraad keurt het plaatsen van openbare fietspompen in onze gemeente op strategische punten goed.
Mail d.d. 22 juni 2022 van Luc van Geyte, raadslid Open Vld Lint met toegevoegd punt.
Toelichting:
In het kader van de huidige klimaatdoelstellingen zijn thema’s als ontharding, vergroening en hittecontrole in bebouwde omgeving duidelijke speerpunten. Tegelijkertijd vormt de bescherming van nuttige insecten in ons leefmilieu een grote uitdaging.
Meer aandacht voor klimaat en milieu zijn onontbeerlijk om voor Lint en de inwoners een leefbare toekomst te garanderen. Dat dit niet enkel door overheden kan of moet gerealiseerd worden, is een open deur intrappen. Burgers en gemeentebesturen kunnen hierin samenwerken aan een hoger doel.
Werken aan klimaat- en milieudoelstellingen kan door diverse maatregelen aangepakt worden. Eén daarvan is het aanleggen en stimuleren van bloemenweides op privaat domein. Wij zijn van oordeel dat het aanleggen van bloemenweides, ook wel zoemrijke plekken genoemd, een belangrijke meerwaarde biedt op veel vlakken. Het biedt een veilige haven voor tal van nuttige en vaak bedreigde insecten zoals diverse soorten bijen en zweefvliegen. Daarnaast geeft het een zinvolle invulling aan braakliggende percelen die vaak een ‘vage’ invulling kennen. Tegelijk biedt elke kleine plek die vergroend wordt een positief effect op de waterhuishouding en de temperatuur in elke straat. Dat het daarbij een fraai uitzicht geeft, is welkom en biedt een extra belevingswaarde in een buurt. Er zijn voldoende onderzoeken waar er een duidelijk verband gelegd wordt tussen het geluk en de gezondheid van burgers enerzijds en de aanwezigheid van zichtbaar groen in hun directe omgeving anderzijds. Door deze combinatie van factoren ziet wij dit als een meerwaarde voor het openbaar leven.
Bij de aanleg van zoemrijke plekken is ons voorstel dat er resoluut gekozen wordt om de aanleg te realiseren in beheer van het gemeentebestuur in plaats van een financiële stimulans. Zo wordt de burger ontzorgd van praktische beslommeringen.
Daarbij behoudt de groendienst zo ook een goede controle over een technisch goede uitvoering van het zoemrijke plekje en een vereenvoudigde werkflow.
Dit resulteert dus in een win-win en werken burgers en gemeentediensten hand in hand voor een betere leefwereld in de Lintse buurten.
Voorstel tot beslissing:
Bedoeling is om op braakliggende percelen (braakliggend perceel is een onbebouwd perceel) zaaiklaar te maken waarna de zaaibewerking direct en veilig uitgevoerd kan worden.
Men bekomt zo een zoemrijke plek wat een ander woord voor bloemenweide is. Deze wordt ingezaaid met een éénjarig bloemenmengsel. Dit bloemenmengsel vergt weinig tot geen onderhoud en moet enkel in oktober/november volledig gemaaid en afgevoerd worden. De in het mengsel aanwezige bloemen zorgen voor een verhoogde biodiversiteit in bloem, maar ook door aantrekking van nuttige insecten.
De kosten voor het breken, zaaiklaar leggen en inzaaien van het perceel incl. het zaaimengsel zijn ten laste van het gemeentebestuur.
In ruil voor de kosteloze aanleg garandeert de eigenaar/beheerder dat de bloemenweide vanaf aanleg tot en met 1 november van het jaar van aanleg behouden blijft.
Artikel 1
De gemeenteraad gaat akkoord met het voorstel om Zoemrijke plekken aan te leggen op braakliggende percelen.
Artikel 2
Er wordt een reglement opgemaakt voor de aanleg van Zoemrijke plekken op braakliggende percelen in Lint.
Dit reglement wordt voorgelegd aan de gemeenteraad.
Artikel 3
Dit reglement (na goedkeuring) in voege treedt op 1 mei 2023.
Niet ter stemming voorgelegd.
Mail d.d. 22 juni 2022 van Luc van Geyte, raadslid Open Vld Lint met toegevoegd punt.
Toelichting:
Om een duidelijk signaal te geven dat Lint een holebi- en transgendervriendelijke gemeente is, vragen we vanuit de Open Vld-fractie om in Lint 1 regenboogzebrapad te voorzien.
‘Zijn wie je bent’ is nog steeds geen vanzelfsprekendheid, ook niet in Lint. Nog steeds merken we on- en offline dat er in Lint nood is om een duidelijk signaal te geven aan intolerant gedrag. Het is voor vele inwoners hier niet evident om zich vrij en gerespecteerd te voelen. De keuze voor een regenboogzebrapad kan een hart onder de riem zijn voor vele inwoners jong en oud die tot op heden zich anders voelden en zichzelf niet durfden te zijn.
Als gemeente moeten we het signaal geven dat elke vorm van discriminatie tegenover een individu om welke reden dan ook onaanvaardbaar is.
Net als in vele andere gemeenten willen wij ook in Lint laten zien dat we de holebi en transgendergemeenschap een warm hart toedragen.
Klopt, wij hebben dit punt al eerder op de agenda geplaatst. Onze burgemeester, toenmalig schepen van mobiliteit, was niet meteen tegen het voorstel, doch heeft heel wat opzoekingswerk gedaan en volgens hem is een regenboogzebrapad in strijd met de wegcode.
Wij hebben echter contact opgenomen met de nodige instanties en intussen is het zo dat er zelfs vanuit Vlaanderen regenboogzebrapaden worden aangelegd o.a. op gewestwegen door AWV. Dus, gezien het reglementair wel kan, vragen wij om dit punt nogmaals te herzien en in onze gemeente op een locatie waar de verkeersveiligheid niet in het gedrang komt alsnog een regenboogzebrapad aan te leggen. Om het met de woorden van de minister te zeggen : “Het zou een positieve boodschap zijn mochten we volgend jaar in elke Vlaamse stad of gemeente een regenboogzebrapad in het straatbeeld zien”.
Hierbij voegen we ook een schets van hoe een zebrapad er volgens de overheid en de regelgeving moet uitzien (incl. de te gebruiken RAL-kleuren). Wij hopen alvast dat de verfpotten snel worden bovengehaald.
Voorstel tot beslissing:
Wij vragen een belangrijk signaal want iedereen moet zich kunnen thuis voelen en zichzelf kunnen zijn. Zo geven we een duidelijk teken in het straatbeeld dat discriminatie, intimidatie en geweld, op welke grond dan ook, niet worden getolereerd.
Enig artikel
Aanleg van minimaal 1 permanent regenboogzebrapad in de gemeente.
Enig artikel
De gemeenteraad beslist niet in te gaan op het voorstel om minimaal 1 regenboogzebrapad in de gemeente aan te leggen.
Rudy Verhoeven
voorzitter