GR juni 2022: participatiereglement vrijetijdsraad
Het participatiereglement van de vrijetijdsraad loopt ten einde 31 december 2025.
Er zijn geen wijzigingen. Dit reglement dient te worden goedgekeurd door de gemeenteraad voor de volgende legislatuur.
Enig artikel
De gemeenteraad keurt het participatiereglement vrijetijdsraad voor de nieuwe legislatuur opnieuw goed.
PARTICIPATIEREGELEMENT VRIJETIJDSRAAD:
Artikel 1
Juridisch kader
Gelet op de Cultuurpactwet, het Decreet lokaal cultuurbeleid en artikel 304, §3 van het decreet Lokaal Bestuur betreffende de adviesraden, stelt dat de gemeenteraad kan overgaan tot de organisatie van 'raden en overlegstructuren die als opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur adviseren'. Dit impliceert meer vrijheid voor de lokale besturen in het reguleren van de adviesraden, maar enkele verplichtingen blijven bestaan. Onder meer de Gecoro, jeugdraad en een algemene cultuurraad blijven verplicht. De sportraad is dat niet langer, maar als er geen aparte sportraad is, verplicht het Cultuurpact tot opname van 'sport' in de Culturele Raad. Daarnaast gelden voor alle adviesraden volgende 2 regels:
Leden van de gemeenteraad en van het College en mensen met een politiek mandaat kunnen geen lid zijn van de adviesraden.
Ten hoogste twee derde van de leden van de adviesraden mag van hetzelfde geslacht zijn om een rechtsgeldig advies uit te brengen. Deze verhouding is van toepassing op de formeel goedgekeurde samenstelling van de adviesraad.
In Lint wordt geopteerd om een vrijetijdsraad in te richten als antwoord op artikel 304 §3 van het decreet Lokaal Bestuur en in navolging van de verplichting opgelegd door het Cultuurpact met als opdracht het gemeentebestuur op regelmatige en systematische wijze te adviseren. Om meer betrokkenheid en dynamiek te creëren is de vrijetijdsraad samengesteld uit 100% specialisten en gebruikers waarbij alle gebruikersorganisaties van vrije tijd in Lint vertegenwoordigd worden, namelijk: uit sport, jeugd, bib en cultuur.
Daarnaast bestaat in Lint een vorm van burgerparticipatie rond vrije tijd, de Lintse Tanden, waar de samenstelling een afspiegeling moet vormen van de Lintse bevolking en die het doel heeft om burgerparticipatie te verhogen. De Lintse Tanden ('Zet je tanden in ...') werken rond een thema en alle Lintenaren die zich betrokken voelen bij het thema zijn welkom. De oproep gebeurt breed via de gemeentelijke kanalen. De Lintse Tanden kunnen een klankbord zijn voor de vrijetijdsraad en bepaalde agendapunten van de raad kunnen hier uitgediept worden (zonder formele adviseringsbevoegdheid). Het doel van de Lintse Tanden is informatie verzamelen, zij geven finaal geen formeel advies.
De jeugdraad is een op zichzelf staande adviesraad, en kan eveneens een klankbord zijn over aangelegenheden die jeugd betreffen.
Artikel 2
Doel
De vrijetijdsraad focust zich op de beleidsdomeinen sport, jeugd, bibliotheek en cultuur (vrije tijd).
De vrijetijdsraad adviseert het lokaal bestuur over materies die relevant zijn voor vrije tijd in Lint.
De vrijetijdsraad adviseert met betrekking tot de uitbouw van vrijetijdsvoorzieningen binnen de gemeente.
De vrijetijdsraad signaleert problemen rond vrije tijd, onderzoekt en adviseert over mogelijke oplossingen.
De vrijetijdsraad verricht onderzoek naar opportuniteiten en nieuwe kansen binnen de bovengenoemde beleidsdomeinen.
De vrijetijdsraad kan de adviesfunctie zowel op eigen initiatief als op specifieke vraag van het lokaal bestuur opnemen.
Het lokaal bestuur kan de vrijetijdsraad aanvullende opdrachten geven.
De vrijetijdsraad is tevens bedoeld als broedplaats voor vernieuwende ideeën en maatschappelijk relevante initiatieven op het gebied van vrije tijd in Lint.
Artikel 3
Informatie-uitwisseling en -verwerving
Wanneer het lokaal bestuur/het college van burgemeester en schepenen de vrijetijdsraad om advies vraagt, zal het bij de adviesvraag alle nodige informatie die het ter beschikking heeft, voegen. Tevens hebben de leden van de vrijetijdsraad het recht om inzage te nemen in alle documenten en stukken die betrekking hebben op het dossier tenzij er wettelijke bezwaren zijn. Dit inzagerecht kan uitgeoefend worden via de coördinator van de cluster Samenleven. Wanneer de vrijetijdsraad op eigen initiatief een advies wenst uit te brengen kan het steeds informatie opvragen aan de algemeen directeur via de coördinator van de cluster Samenleven die deze informatie ter beschikking zal stellen tenzij er wettelijke bezwaren zijn. De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de vrijetijdsraad zullen binnen de dertig werkdagen beantwoord worden door ofwel, de gevraagde informatie ter beschikking te stellen; ofwel, door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen.
Artikel 4
Adviesvragen
Indien de vraag om advies uitgaat van het lokaal bestuur/het college van burgemeester en schepenen, zal die de adviesvragen steeds schriftelijk stellen met:
een duidelijke omschrijving van de concrete vraag
opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesgever moet rekening houden
opgave van de uiterste datum van inlevering van het advies bij het gemeentebestuur/CBS
Artikel 5
Voorstel indienen/advies uitbrengen
De vrijetijdsraad zal de voorstellen die het indient of adviezen die het uitbrengt steeds schriftelijk bezorgen binnen de tien dagen na de vergadering aan het lokaal bestuur en in het voorstel/de adviezen melding maken van:
de wijze waarop het voorstel/advies tot stand kwam met, indien van toepassing, duidelijke opgave welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden.
de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het voorstel/advies.
duidelijke weergave van het standpunt van de vrijetijdsraad met eventuele vermelding van afwijkende meningen of minderheidsstandpunten.
De tekst van de voorstellen/adviezen maakt steeds deel uit van het desbetreffende dossier dat wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen en gemeenteraad.
Artikel 6
Ondersteuning
De gemeentelijke diensten verzorgen de administratieve en logistieke ondersteuning. Er wordt door de coördinator samenleven voor elke vergadering van de vrijetijdsraad een verslaggever aangeduid binnen de medewerkers van de dienst vrije tijd.
Artikel 7
Samenstelling
De vrijetijdsraad bestaat idealiter uit 12 leden.
De vrijetijdsraad is een groep van geëngageerde Lintenaren die zich verdiept in het onderwerp vrije tijd, vrijetijdsparticipatie en vrijetijdsinfrastructuur in Lint. De leden van de denktank zijn de sensoren van een snel evoluerende, lokale en brede maatschappij. Zij houden de vinger aan de pols en vormen de brug tussen de Lintse vrijetijdsgebruiker en het beleid.
De leden worden geselecteerd op basis van volgende criteria door de coördinator samenleven en één extra jurylid:
Voeling met het brede vrijetijdsveld
Vrijetijdsparticipatie d.m.v. ervaring in het bezoeken van vrijetijdsparticipatie
Competentie in het vakgebied d.m.v. ervaring in het werken met een specifieke doelgroep (schoolkinderen, senioren,...)
Leeftijd als parameter naar diversiteit vanuit het cultuurpact
Geslacht als parameter naar diversiteit vanuit het cultuurpact
Deskundigheid rond organisatiewerking d.m.v. inzicht in de werking van de organisatie (infrastructuur, beleid,...)
Ervaring met digitalisering en nieuwe media
De samenstelling van de vrijetijdsraad wordt aan het begin van elke legislatuur ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
De schepen bevoegd voor vrije tijd maakt deel uit van de vrijetijdsraad en heeft geen stemrecht maar een louter informerende functie en vormt de link tussen de adviesraad en het lokaal bestuur. Andere personen kunnen op vraag van de vrijetijdsraad uitgenodigd worden om een toelichting te geven.
Artikel 8
Werking
Tijdens de eerste samenkomst van de vrijetijdsraad kunnen de leden zich kandidaat stellen voor het voorzitterschap en wordt de voorzitter onmiddellijk gekozen uit de geselecteerde leden. Dit gebeurt opnieuw in de helft van de legislatuur.
De vrijetijdsraad komt ten minste 3 maal per jaar samen.
Oproeping en agenda:
a. De oproeping en andere communicatie gebeurt digitaal. De uitnodiging met agenda en bijlagen worden ten minste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd.
b. De leden kunnen eveneens agendapunten aanbrengen.
De samenkomsten van de vrijetijdsraad worden geleid door de voorzitter.
Geselecteerde kandidaten engageren zich voor een regelmatige deelname aan de bijeenkomsten. Wanneer een lid regelmatig afwezig is, gaan we in overleg en kunnen we een plaatsvervanger aanduiden.