De voorzitter opent de zitting op 24/06/2025 om 23:03.
De ontwerpnotulen van vorige zitting worden voorgelegd aan de OCMW-raad.
Enig artikel
De OCMW-raad keurt de ontwerpnotulen van vorige zitting goed.
De OCMW-raad van 25 juni 2019 heeft het algemeen kader voor de organisatiebeheersing goedgekeurd.
Op basis van het VVSG model waarbij de werking van de organisatie wordt geanalyseerd aan de hand van 10 domeinen, die vervolgens onderverdeeld worden in 5 hoofdstukken die concreet worden gemaakt middels gemiddeld 9 items. Hieruit worden jaarlijks 4 thema's gekozen waaraan in het werkjaar in het bijzonder aandacht wordt besteed.
De OCMW-raad van 25 juni 2024 heeft op voorstel van managementteam de volgende thema's weerhouden voor 2024-2025:
1. Dienstverleningsmodel: PDC uitwerken, klantencontact en eerstelijnsdienstverlening processen uitwerken.
Thema 2 - Belanghebbendenmanagement
Doelstelling 2.1 - De organisatie kent haar belanghebbenden en hun verwachtingen.
Doelstelling 2.4 - De organisatie houdt rekening met de signalen van klanten voor de organisatie van haar dienstverlening.
2. Subsidies: Inkomende subsidiestromen in kaart brengen om deze maximaal te optimaliseren. Dit betreft zowel het detecteren op welke subsidies we aanspraak kunnen maken alsook wie het eigenaarschap op zich neemt en ervoor zorgt dat we de subsidie behalen.
Thema 4 - Financieel management
Doelstelling 4.3 - De organisatie hanteert een adequate aanpak voor het correct innen van haar inkomsten en een goed beheer van haar uitgaven.
3. Functionerings- en evaluatiebeleid: beleid uitwerken en implementeren.
Thema 6 - Personeelsbeleid
Doelstelling 6.3 - Medewerkers presteren volgens de vooropgestelde verwachtingen en krijgen voldoende kansen om zich verder te ontwikkelen.
4. Datagedreven beleid.
Thema 3 - Monitoring
Doelstelling 3.1 De organisatie weet over welke informatie en rapporten ze wil beschikken om de realisatie van haar doelstellingen en haar dienstverlening op te volgen.
Aansluitend hierbij is het wenselijk om vanaf 2025 een zelfevaluatie uit te voeren om de belangrijkste risico's en actiepunten in kaart te brengen.
Tijdens de MAT-vergadering dd. 27 mei 2025 waarin de thema's voor 2025-2026 werden besproken, zijn volgende thema's weerhouden:
1. Zelfevaluatie
Thema 3 - Monitoring
Doelstelling 3.1 - De organisatie weet over welke informatie en rapporten ze wil beschikken om de realisatie van haar doelstellingen en haar dienstverlening op te volgen.
Doelstelling 3.2 - De organisatie volgt haar doelstellingen op aan de hand van accurate rapporten met data uit correcte en kwalitatieve meetsystemen.
Doelstelling 3.3 - De organisatie gebruikt de gerapporteerde informatie als sturingsinstrument.
Doelstelling 3.4 - De organisatie evalueert regelmatig de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de meet- en rapportagesystemen en stuurt bij waar nodig.
2. Cybersecurity
Thema 10 - ICT
Doelstelling 10.3 - De organisatie beheert de informatie en ICT veilig.
Doelstelling 10.4 - De organisatie neemt maatregelen om bij onverwachte gebeurtenissen de werking van de ICT-systemen te waarborgen.
De thema's van 2024-2025 blijven ook de volgende jaren van toepassing en zullen ook mee opgevolgd worden.
Artikelen 217 t/m 219 Decreet Lokaal Bestuur beschrijft de decretale basis tot uitbouw van een organisatiebeheersingssysteem en de wettelijke verplichting van de algemeen directeur tot jaarlijkse rapportage over het goedgekeurde engagement.
Het MAT geeft gunstig advies in haar vergadering dd. 27 mei 2025.
Artikel 1
De OCMW-raad neemt kennis van de rapportage over de voortgang van de vooropgezette acties in de organisatiebeheersing in het werkjaar 2024-2025 voorgesteld door de algemeen directeur.
Artikel 2
De OCMW-raad keurt de twee extra thema's goed die in het kader van verdere ontwikkeling van organisatiebeheersing in het werkjaar 2025-2026 verder bijzondere aandacht zullen krijgen.
1. Zelfevaluatie
Thema 3 - Monitoring
Doelstelling 3.1 - De organisatie weet over welke informatie en rapporten ze wil beschikken om de realisatie van haar doelstellingen en haar dienstverlening op te volgen.
Doelstelling 3.2 - De organisatie volgt haar doelstellingen op aan de hand van accurate rapporten met data uit correcte en kwalitatieve meetsystemen.
Doelstelling 3.3 - De organisatie gebruikt de gerapporteerde informatie als sturingsinstrument.
Doelstelling 3.4 - De organisatie evalueert regelmatig de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de meet- en rapportagesystemen en stuurt bij waar nodig.
2. Cybersecurity
Thema 10 - ICT
Doelstelling 10.3 - De organisatie beheert de informatie en ICT veilig.
Doelstelling 10.4 - De organisatie neemt maatregelen om bij onverwachte gebeurtenissen de werking van de ICT-systemen te waarborgen.
Gemeenteraadsbesluit van 17 december 2019 in verband met de goedkeuring meerjarenplanning 2020-2025.
Vast Bureau-advies van 16 juni 2025 bestek "raamovereenkomst: onderhoud beglazing (ramen wassen) gebouwen Lokaal Bestuur Lint - 2025-2029" in verband met de goedkeuring van lastvoorwaarden en gunningswijze en uit te nodigen firma's.
Afloop huidige raamovereenkomst met GOM op 31 augustus 2025.
In het kader van de opdracht “raamovereenkomst: onderhoud beglazing (ramen wassen) gebouwen Lokaal Bestuur Lint - 2025-2029” werd een bestek met nr. 2025-009 opgesteld door de aankoopdienst.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 12.000 incl. 21% btw voor rest van 2025 (vanaf 1 sep 2025) en wordt geraamd op voor de gehele periode van het raamcontract (1 september 2025 tot 31 augustus 2029) op € 89.000 incl. 21% btw.
De opdracht zal worden afgesloten voor een duur van 48 maanden.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De huidige opdracht beoogt het sluiten van een raamovereenkomst met één enkele deelnemer waarbij niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst werden bepaald. De aanbestedende overheid kan de deelnemer aan de raamovereenkomst indien nodig schriftelijk raadplegen om hem te verzoeken zijn offerte aan te vullen.
Het bestuur beschikte bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet over de exact benodigde hoeveelheden.
Naast een administratieve besparing levert de raamovereenkomst ook een organisatorische verbetering op: gedurende de looptijd van het contract is er een vast aanspreekpunt, zonder voortdurende verandering van leverancier/ bedrijf.
Volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking:
- Adricom Cleaning bvba, Felix Timmermanslaan 57 te 2547 Lint;
- GOM, Kontichsesteenweg 63 te 2630 Aartselaar;
- Diamond Cleaning Belgium, Moederhoefstraat 242 / unit 15 te 2547 Lint;
- Crystal Clean (window cleaning), Dorpstraat 101 te 2520 Emblem.
Als limietdatum voor het indienen van de offertes wordt 18 juli 2025 om 11u00 voorgesteld.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 143.000,00 niet) en artikel 43.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 17.000 incl. btw voor rest van 2025 (vanaf 1 sep 2025) en wordt geraamd op voor de gehele periode van het raamcontract (1 september 2025 tot 31 augustus 2029) op € 89.000 incl. btw.
Dienstjaar: (sep)2025, 2026, 2027, 2028, 2029(aug)
Actie en omschrijving: AC00072 Algemeen beleid, AC000073 Omgeving, AC000074 Samenleven, AC000075 Welzijn, AC000032 Onderhoud van het ontmoetingscentrum De Witte Merel, AC000067 Het WZC wenst een hoog kwalitatieve zorg en aangenaam verblijf aan de residenten met oog voor de betaalbaarheid ervan, AC000058 Oprichting van een buurthuis om de kwetsbare doelgroep te informeren, te sensibiliseren en doorverwijzing naar gepaste hulpverlening, AC000031 Vernieuwen noodzakelijke culturele infrastructuur conform de veiligheid en toekomstige bestemming;
MJP nummer: Onderhoudscontracten (zie tabel)
Beleidsveld: verbonden aan de diensten
Algemene rekening en omschrijving: 61032000 Onderhoudscontracten onroerende goederen (periodiek terugkerende uitgaven)
| MJP |
Raming sept'25 -> aug'29 |
locatie |
opmerkingen |
| MJP000284 |
9.000 € |
Remise/GH |
*renovatie |
| MJP000062 |
16.000 € |
DWM |
|
| MJP000340 |
1.000 € |
TD |
|
| MJP000547 |
1.000 € |
Luitersheide |
|
| MJP000615 |
4.500 € |
sport |
*nieuwbouw sept.'26 |
| MJP000691 |
3.500 € |
BKO |
*nieuwbouw sept.'26 |
| MJP001140 |
3.500 € |
serviceflats |
|
| MJP001207 |
4.500 € |
DC |
|
| MJP000839 |
40.000 € |
WZC |
|
| MJP000998 |
3.500 € |
OCMW huis |
|
| MJP000774 |
1.500 € | De gebuur |
|
| MJP001467 |
1.000 € | Café Lucienne |
Totaal € 89.000 incl. btw
Artikel 1
Het bestek met nr. 2025-009 en de raming voor de opdracht “raamovereenkomst: onderhoud beglazing (ramen wassen) gebouwen Lokaal Bestuur Lint - 2025-2029”, opgesteld door de aankoper worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming over de loop van 2025-2029 bedraagt in totaal € 89.000 incl. 21% btw.
Artikel 2
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Artikel 3
Volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking:
- Adricom Cleaning bvba, Felix Timmermanslaan 57 te 2547 Lint;
- GOM, Kontichsesteenweg 63 te 2630 Aartselaar;
- Diamond Cleaning Belgium, Moederhoefstraat 242 / unit 15 te 2547 Lint;
- Crystal Clean (window cleaning), Dorpstraat 101 te 2520 Emblem.
Artikel 4
De offertes dienen het bestuur ten laatste te bereiken op 18 juli 2025 om 11u00.
Rudy Verhoeven
voorzitter